慈溪市人大机关公文处理办法

　（2007年11月15日慈溪市十五届人大常委会第11次主任会议通过）

 

为规范市人大机关的公文处理工作，进一步提高公文处理质量和效率，结合工作实际，制定本办法。
　　一、公文种类
　　市人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，议案，建议，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。
　　（一）常委会公文
　　1.“常委会公告”，用于公布规范性文件及其他重要事项等。按届别编顺序号。
　　2.“常委会文件”，用于公布决议、决定，向上级人大常委会的请示、报告，干部任免通知等事项。编“慈人大”字号。
　　3.“常委会党组文件”，用于向市委的请示、报告等。编“慈人大党”字号。
　　4.“常委会会刊”，收录常委会会议的主要文件。按届别依会议次序编号。
　　5.“常委会审议意见通知书”，用于向“一府两院”及有关部门提出对重要事项的审议意见。按年编顺序号。
　　（二）主任会议公文
　　1.“主任会议纪要”，用于记录主任会议的重要内容和意见。按年编顺序号。
　　2.“主任会议议案”，用于主任会议向人大常委会会议提交的议案。编“慈人大议”字号。
　　（三）办公室公文
　　1.“办公室文件”。
　　（1）用于传达市人大常委会和主任会议议定的重要工作意见、通报需要“一府两院”及有关部门和镇人大主席团、街道人大工作委员会须知或办理事项等，包括请示、报告、通知、意见等。编“慈人大办”字号。
　　（2）用于会议通知、处理一般事务性工作等，编“慈人大办发”字号。
　　（3）用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题等，编“慈人大办函”字号。
　　2.“常委会机关党组文件”，包括请示、报告、通知、通报、意见等。编“慈人机党”字号。
　　3.“内部明电”，用于需要迅速向外传递且不含秘级的事项，主要用于发布紧急公文和会议通知。编“慈人大办明电”字号。按年编顺序号。
　　4.“人大工作通讯”，用于印发市人大常委会领导的重要讲话，市人大常委会重要活动或工作，反映“一府两院”贯彻落实市人大及其常委会决议、决定, 反映市人大常委会及其工作机构、镇人大主席团、街道人大工作委员会工作情况等。按年编顺序号。
　　5.“人大代表反映”，用于反映市人大代表的建议、意见等。按年编顺序号。
　　二、公文格式
　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
　　（一）慈人大、慈人大党、慈人大议、慈人大办、慈人大办发、慈人大办函、慈人机党等文件格式
　　1．秘密等级和保密期限。3号黑体字，位于首页右上角顶格第1行，秘密等级两字之间空1字；秘密等级与保密期限之间用“★”隔开。公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
　　2．份数序号。3号黑体字，位于首页左上角顶格第1行。绝密、机密级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“000001”号起编。
　　3．紧急程度。3号黑体字，位于首页右上角顶格第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级的，紧急程度则位于右上角顶格第2行。紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除内部明电外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。
　　4．发文机关标识（版头）。由发文机关全称加“文件”两字组成，一般用红色宋体字，居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
　　5．发文字号。3号仿宋体字，由发文机关代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中、横线之上；年份、序号用阿拉伯数码（半角）；年份由四位数字组成，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编01），不加“第”字。联合发文，只标明主办机关的发文字号。上行文应当标注签发人姓名，请示、意见还应在附注处注明联系人的姓名和电话。
　　6．公文标题。2号（或小2号）标宋体字，一般应标明公文主题和文种，位于红色横线之下居中处。公文主题一般用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。标题中除规范性文件的名称加书名号外，一般不用标点符号。可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。上行文标题一般由发文机关名称、公文主题、文种三部分组成，发文机关名称需用全称。
　　7．题注。3号楷体字，位于标题下方，加圆括号居中排列。
　　8．主送机关。3号仿宋体字，指受理公文的机关，位于标题下空1行左侧顶格，回行仍顶格。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称。
　　9．正文。3号仿宋体字，公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关之下，左空2字，回行顶格，数字、年份中间不能回行。
　　10．附件。3号仿宋体字，位于正文之下空一行左空2字。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××××”）。附件名称后不加标点符号，回行第1字应排列在序号后。附件一般与主件装订在一起。不能装订在一起的，附件的首页左上角应注明主件的发文字号。
　　11．发文机关署名。3号仿宋体字，应当用全称或规范化简称，位于正文或附件之下，右空4字。
　　12．成文日期。3号仿宋体字，用阿拉伯数字，右空2字。一般署会议通过或者领导签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方；决议、决定的成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
　　13．印章。端正盖在成文日期的上方，骑年盖月，上不压正文，下压成文日期。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。印章与正文不同处于一面时，可采取调整行距、字距的方法加以处理。
　　14．附注。3号仿宋体字，公文如有附注，位置在成文日期和印章之下，空1行后另起1行空2格标注。
　　15．主题词。3号黑体字，是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注在文件末页下端顶格，抄送机关之上，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。
　　16．抄送单位。3号仿宋体字，指主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。位于末页主题词之下1行，左空1字，后标全角冒号；用两条与文件区等宽的平等细线作为界线。抄送单位之间用顿号或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。
　　17．印制版记。3号仿宋体字，位于末页抄送单位和黑色横线之下（无抄送单位时，则位于末页下端）。制发机关名称左空1字，印发日期右空1字。由公文印发机关名称、印发日期组成。印发机关统称“慈溪市人大常委会办公室”，印发日期一般为送印日期。
　　（二）其他文件格式
　　1．常委会公告，印白头，发布机关为慈溪市人大常委会，下署时间为公布时间。
　　2．便函，发文字号置于标题右上方，抄送机关置于文件落款左下方，不标注主题词。
　　3．主任会议纪要，发文机关置于横线之上左侧，成文时间置于横线之上右侧，不用印章，不标注主题词。
　　4．内部明电，紧急的应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　5．常委会审议意见通知书，不用印章,也不标注主题词。
　　6．常委会及其办公室普发文件的主送机关为“各镇人大主席团、各街道人大工作委员会，市级有关部门”。普发文件的抄送单位为“市委各部门，市政协办，开发区管委会”。
　　三、行文关系
　　（一）行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。请示和报告一般不得越级，如遇特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。
　　（二）上行文一般主送一个机关；如需报其他相关机关，可用“抄送”形式。
　　（三）常委会可向市人民政府、市人民法院、市人民检察院，以及市人民政府所属部门和政府系统垂直管理部门行文；可向常委会组成人员及常委会工作机构行文；可向镇人大主席团、人民政府，街道人大工作委员会、街道办事处行文；可向代表小组和人大代表行文。
常委会党组可向市委，以及市委各部门行文。
　　（四）办公室为了传达常委会、主任会议议定的事项，可向市人民政府、市人民法院、市人民检察院以及市人民政府所属部门和政府系统垂直管理部门行文；可向常委会组成人员和常委会其他工作机构行文；可向镇人大主席团、人民政府，街道人大工作委员会、街道办事处行文；可向代表小组和人大代表行文；必要时可与有关单位联合行文。
　　（五）常委会、常委会党组、办公室可向相隶属或不相隶属的机关发函。
　　四、公文制发
　　公文制发的程序一般包括拟稿、核稿、审签、校核、校对、盖章、装订和分发、存档等。
　　（一）拟稿
　　1．综合性公文一般由办公室有关科为主负责拟稿，专门性公文由常委会有关工作机构拟稿。
　　2．拟稿的基本要求：
　　（1）所拟文稿的指导思想、目的要求、缓急程度应体现领导交代的意图。
　　（2）文稿的基本精神应符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，并与市人大常委会及其办公室前发有效文件相衔接。
　　（3）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年月日，如“2007年”不能写成“07年”。
　　（5）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
　　（6）应当使用国家法定计量单位。
　　（7）用字用词准确、规范。文内使用的简称，一般应当先用全称，并注明简称。法律法规名称用简称时，一般加书名号。
　　（8）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字。
　　3．文稿前应附上“文件签发单”，并按规定填写签发单中的各项内容。
　　（二）核稿
　　1．核稿由办公室综合科负责。
　　2．核稿的重点是：行文是否规范；提法是否准确；发文范围是否妥当；文字表述、文种、公文格式、主题词是否符合要求等。
　　3．核稿时，对不成熟或需作大量修改的文稿，一般退回改写；核稿人和拟稿人意见不一致的，应报请常委会分管主任或办公室主任决定。
　　4．办公室需与有关部门联合行文的，应事先取得联系并进行核稿、会签。
　　（三）审签
　　各类公文文稿经办公室综合科核稿后，送办公室分管综合文字工作的领导审核，后送请有关领导签发。签发时，签发人应当签署意见，并写上姓名和签发时间。
　　1．常委会公文文稿或主任会议公文文稿，由常委会主任或受主任委托的副主任签发。
　　2．办公室公文文稿，由办公室主任签发。
　　3．公文的审核和签发，不能越级送审；未经签发的，不能付印发送。
决议、决定、意见、会议纪要等，应在该次常委会会议、主任会议和视察活动结束后10日内完成拟稿、核稿、签发、编发、印制、盖章和分发等全过程。
　　（四）编号
　　文稿经领导审签后，由办公室秘书信访科负责统一登记、编号。
　　（五）校对
　　1．公文由拟稿人按照发文范围，确定发文份数。
　　2．文稿清样由拟稿人负责校对；校对中需作变动的，须征得核稿人和签发人同意，并在原稿上予以更改。
　　3．清样后的公文，由办公室秘书信访科负责统一印制。公文印刷用纸一般为A4型（210mm×297mm），文字一律从左向右横排，每页一般排印22行，每行28字。
　　（六）盖章
　　公文印制完毕后，一般应加盖公章；联合下发的文件，联合发文机关均需盖章。盖章由办公室秘书信访科负责。
　　（七）装订和分发
　　1．装订和分发由办公室秘书信访科负责。
　　2．文件左侧装订，应做到整齐美观，防止漏页、重页、倒页。
　　3．加盖公章后公文，由拟稿人再次进行复核，确认无误后分发。
　　4．加密公文报经领导审批后由办公室秘书信访科按保密规定发送。
　　5．急件应随到随发，常规件不能迟于第二天发出。
　　（八）存档
　　各种公文都应取一式两份并连同底稿一并由办公室秘书信访科统一存档。
　　五、收文处理
　　收文处理程序一般包括签收、拆封、登记、拟办、传阅、承办、催办、归档等。
　　（一）签收
　　市人大机关所有来文由办公室秘书信访科（文书）统一签收、分发。
　　（二）拆封
　　1．送常委会及其办公室的公文，由办公室秘书信访科（文书）负责拆封，并填写“文件轮阅表”。
　　2．写明常委会领导收的信件交由领导本人拆封。
　　3．写明常委会各工作机构收的信件，由各工作机构拆封。
　　（三）登记
　　按来文机关分级分类登记编号。凡相隶属上级机关和同级党委、政府的文件、内部刊物、传真电报、材料和下级机关报送的请示、报告等均应进行登记；信访材料一般由办公室秘书信访科登记。一些事务性的、一般性的通知、出版物、简报、统计资料等可不登记。
　　（四）拟办
　　文件登记后，由办公室秘书信访科（文书）送办公室主任或副主任提出拟办意见。
　　（五）传阅
　　按照拟办意见和领导批示，由办公室秘书信访科（文书）及时送有关领导和人员传阅，急件应随到随送；并随时掌握文件去向，以免漏传、误传和延误。
　　传阅顺序应先送主管领导、分管领导和承办人员，后送其他领导和有关人员。轮阅人阅毕后，须在“文件轮阅表”上签署姓名和日期，并及时送回办公室秘书信访科（文书）。
　　密级文件原则上不过夜。
　　（六）承办
　　1．原则上按分工归口办理。对领导有具体批示的，按批示办理；没有批示的，按文件精神或有关规定办理；一时难以办理的，应向来文单位或有关领导说明情况。
　　2．公文办理后应在“文件处理单”上注明办理情况和结果，并将办理情况和结果告知有关领导和常委会相关工作机构。
　　3．需两个以上常委会工作机构联合办理的，主办工作机构应及时协商办理。
　　（七）催办
　　催办一般由办公室承担。属于工作委员会转办的，由相关工作委员会催办。对于急件、要件应重点催办，并及时将办理情况向有关领导汇报。
　　（八）归档
　　公文归档按照有关档案管理制度办理。
　　六、本办法自通过之日起施行。

　　附件：1.市人大常委会及其办公室公文格式样式
　　　　　2.浙江省人大机关公文主题词表（试行）
　　　　　3.公文主题词表使用说明

 

附件2

浙江省人大机关公文主题词表（试行）

 

01综合（144个）

01A政治（67个）

社会  社会制度  社会主义  革命  纲领  民主  人权

国旗  国徽  国歌  国家  政府  政党  执政党  参政党

中国共产党  共产党  民主党派  政权  人民  公民 

人大  人大工作  内阁制  人民代表大会制  议会制

共和制  总统制  君主立宪制  国体  政体  体制

体制改革  政治体制改革  经济体制改革  改革 

改革开放  改革与发展  现代化  信息化  知识经济

管理  机制  制度制度建设  实施情况  社会调查

重大事项  坚持  贯彻  传达  调整  治理  整顿

清理  处理 制止  修改  反对  交流  取消  研究

建设  发展战略  可持续发展  可持续发展战略

01B会议（58个）

人民代表大会  人代会  常委会会议  党组会议

主任会议  秘书长办公会议  专门委员会会议

主任委员会议  主任委员办公会议  室务会议

厅务会议  办公会议  工作会议  报告会  电视电话会议

研讨会  表彰会  庆祝大会  纪念大会  经验交流会

专题会议  联席会议  座谈会  总结会  预备会议

召集人会议  主席团会议  代表  特邀代表  列席会议

代表资格  代表名额  代表资格审查  出席  列席  旁听

换届  候选人  人选  选举  会议议程  会议日程

会议程序  会议通知  会议议题  会议分组名单

会议执行主席  会议主席团  召集人  开幕式  闭幕式

议案  提案  决议案  草案  预案  会议精神

01C领导人、领导活动（19个）

主任  副主任  秘书长  副秘书长  常委  委员 

领导分工  决策  督查  调查  视察  考察  公务活动

外事活动  慰问  治丧活动  活动安排

02秘书、行政（94个）

02A文秘工作（80个）

办公厅  办公厅工作  办公室  办公室工作  机要工作

保密工作  秘书工作  公文处理  文书处理  会务工作

值班工作  督查工作  宣传工作  理论工作  调研工作

档案工作  信息工作  信访工作  行政管理  作息时间

办公自动化  信息化建设  计算机  电脑  计算机网络

公文  文件  文种  领导讲话  决定  决议  公告  公报

通报  情况通报  报告  工作报告  调查报告  请示 

批复  通知  纪要  会议纪要  函  条例  规定  规章

章程  细则  规划  批示  总结  办法  暂行办法 

实施办法  建议  意见  征求意见稿  修改意见 

实施意见  审议意见  方案  工作方案  工作计划

工作安排  工作要点  汇报  汇编  记录  简报  快报

情况反映  电报  大事记  会议文件  会议资料 

调查材料  调研材料  参考材料

02B行政事务（14个）

行政  办公制度 纪念活动  庆典活动  休假  节假日

接待  考察  程序  批准  事务  活动  服务

03政法、纪检、监察（83个）

03A法制（20个）

法  法制建设  依法治国  依法治省  依法治理  法律

法规  立法  立法工作  地方法规  规章  法律监督

执法检查  评议  评议工作  法律保护  法制宣传

普法教育  民主法制教育

03B司法（26个）

司法工作  司法机关  司法救助  检察  检察机关  法院

审判  审判机关  律师  审理  诉讼  诉讼程序  案例

劳改  劳教  民事  刑事  贪污  渎职  受贿  贿赂 

犯罪  经济犯罪  刑事犯罪

03C执法（18个）

执法工作  执法队伍  执法机关  执法监督  公安 

公安机关  社会稳定  社会治安  综合治理  专项治理

消防  禁毒禁赌  扫黄打非  非法组织  案件  户籍

证件

03D纪检（11个）

作风  思想作风  工作作风  廉政  廉政建设  三乱

经检工作  纪律  纪律检查  反腐倡廉

03E监察（8个）

监察工作  审查  奖励  表彰 处分  处罚  行政处分

04发展计划、经济管理、财政、金融、商贸（66个）

04A发展计划（7个）

计划  计划执行情况  规划  国民经济和社会发展规划

统计  指标

04B经济管理（21个）

经济  管理  市场经济  物价  物价管理  价格  所有制

股份制  产品  承包  资源  开发  工商  商标  广告

合同  质量 质量管理  经营  破产

04C财政（15个）

财经  预算  财政预算  决算  财政决算  财务  经费

资金  预算外资金  收支两条线  收费  会计  审计税收

04D金融（6个）

银行  货币  证券  保险  信用社

04E商业（6个）

商品  商标  市场  消费  个体户

04F贸易（11个）

出口  进口  外贸工作  引进  外资  外商  海关 

商品检验  交易会  博览会

05工交、城建、环保、旅游（57个）

05A工业、交通（19个）

公司  企业  能源  铁路  地铁  公路  车站  高速公路

航空  机场  桥梁  车辆  运输  交通安全  交通事故

邮电  通信

05B城乡建设（20个）

城市  街道  乡镇  村镇  建设  工程  基建  建筑 

设计  市政  基础设施  房地产  房屋  住宅  拆迁

办公楼  土地  社区  物业管理

05C环境保护（11个）

绿化  城市绿化  环境卫生  污染  环境污染  三废治理

环境保护工作  生态环境  生态平衡  自然保护

05D旅游（7个）

旅游业  旅游区  旅游点  旅游城市  服务业  风景名胜区

06农林、水利（34个）

06A农业（22个）

农村  农村工作  农业工作  农民  农民负担  扶贫 

农业政策  土地管理  耕地  山区  山区开发  多种经营

集约经营  经济作物  农产品  粮食  畜牧业  副业 

渔业  水产  乡镇企业

06B林业（5个）

植树造林  森林  林业建设  自然保护区

06C水利（7个）

水土保持  水利资源  水资源  防讯抗旱  农田水昨  水库

07科、教、文、卫、体（52个）

07A科技（9个）

科学  技术  科普  科研  专利  知识产权  信息

人才交流

07B教育（9个）

学校  教师  学生  教育工作  教育事业  办学

社会力量办学  教育设施

07C文化（19个）

文化市场  文化工作  文化设施  新闻  新闻报道  文学

文物  文物保护  音像制品  出版  版权  报刊  图书

广播  电视  电影  网吧  游戏机

07D卫生（12个）

卫生工作  公共卫生  计划生育  妇幼保健  防疫  疾病

医疗  医药  医院  中医  医护工作者

07E体育（3个）

体育工作  体育设施

08统战（5个）

08A统战工作

08B民族工作

08C宗教工作

08D侨务工作

08E港澳台工作

09民政、劳动人事（63个）

09A民政（14个）

基层政权  行政区划  地名  双拥工作  居委会  村委会

街道工作  救助  安置  移民  优抚工作  残疾人 

殡葬管理

09B机构编制（9个）

机构设置  机构改革  编制  职能  机构职能  精简机构

精简人员  三定方案

09C人事（23个）

行政人员  公务员  干部  职工  家属  工作考核 

干部考核  干部培训  干部任免  任免  聘任  罢免 

离休  退休  辞退  退职  交流  安置  干部调配

职称  履历  简历

09D劳动（12个）

就业  失业  下岗职工  再就业  招聘  岗位责任制

事故  安全生产  劳动保护  劳动者权益保护  社会保障

09E工资（5个）

津贴  奖金  福利  收入

10群团（10个）

共青团  妇女  儿童  工会  协会  学会  学联  基金会

民间组织  社团组织

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

公文主题词表使用说明

 

一、体系结构

（一）本词表有10类608个主题词组成。

（二）本词表分3个层次。第1层次是范畴标题，即对主题词范畴的分类，如“综合”、“秘书、行政”等，范畴标题不作为主题词使用。第2层次是类别词，即对主题词的具体分类，如“政法、纪检、监察”中的“法制”、“司法”和“执法”等。第三层次是类属词，即反映公文具体内容的词，如“人大”、“人大工作”等。第2层和第3层统称主题词，用于文件标引。

二、标引方法

（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

（二）选用的词，一般应是本主题词表规定使用的主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。

（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。

（四）主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后顺序排列。

（五）如选不出十分贴切的主题词时，可按照“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题词。

（六）若仍无相近的主题词进行标引时，方可选用词表外的自由词标引。自由词要符合主题词的选词要求，标引时应在自由词后加“△”标记

（七）一件公文的主题词数量，一般以3-5个主题词为宜，最多不要超过5个。