2016年3月25日在慈溪市十六届人大常委会第三十七次会议上
市人大教科文卫工委主任 钟近茂
主任、各位副主任、各位委员：
为进一步推动我市档案事业发展，根据市人大常委会年度工作安排，教科文卫工委在常委会分管副主任带领下，于1月中旬至2月中旬就我市档案工作情况进行了专题调研。调研中，我们听取了市档案局、住建局、市法院、宗汉街道、附海镇的工作汇报，实地察看了市档案馆、宗汉街道曙光社区、附海镇海晏庙村的档案管理工作情况，召开了由市国土资源局、市场监管局、古塘街道办事处及下属界牌村、妇保医院、慈林医院、公牛集团、档案学会、档案文化研究会等相关负责人参加的座谈会，听取有关情况和意见建议。现将调查情况报告如下：
一、基本评价
近年来，市政府及有关部门认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》等法律法规和中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，丰富档案资源，规范档案管理，强化档案服务，全市档案工作总体发展水平居省、宁波市前列，多次被授予全省档案馆建设先进单位。
（一）档案事业保障体系不断完善。一是档案工作机制日益健全。全市已基本形成党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作机制。档案行政管理部门依法管理档案工作能力和服务基层能力得到进一步增强。档案工作在非公有制经济组织和社会组织得到较好延伸和拓展。二是档案工作地位不断提升。市政府将档案工作纳入市域经济社会发展总体规划，制订并实施《慈溪市档案事业发展“十二五”规划》，“档案数字化工程”列入全市智慧城市建设规划，创建全国中小学档案教育社会实践基地列入政府年度工作目标。三是档案工作考核体系日趋完善。档案工作列入市委市政府对市级部门、各镇（街道）共性目标考核和“平安慈溪”考核体系，各镇（街道）也将档案工作列入对村（社区）的考核内容。
(二）档案资源建设体系不断健全。一是档案收集整理力度进一步加大。制定实施档案接收计划和进馆方案，加大对知青、婚姻、村民建房等民生档案和杭州湾交通通道等重点档案的接收力度。“十二五”期间，市档案馆共接收档案30345卷、37721件。截止目前，共有馆藏全宗329个，馆藏档案221915卷（件），图书资料10035册。二是馆藏资源进一步丰富。市档案馆加强征集力度、拓宽征集渠道，共征集到反映老慈溪生产生活系列老照片10000余张，一批反映慈溪历史的珍贵档案及书画艺术作品得到及时征集和进馆收藏，丰富了馆藏资源和历史底蕴。开展“慈溪方言发音达人”选拔等活动，做好慈溪本地方言语音等特色档案建档工作。三是大力推进传统载体档案数字化。“十二五”期间，共对5.5万余卷、1.5万件馆藏档案进行了数字化加工，完成全文数据库扫描959.53万页，建成各类数字档案室54家，初步建成数字档案资源集群，馆藏重要档案数据实现异地备份，成功创建为省规范化登记备份中心。
（三）档案利用服务体系不断拓展。一是坚持服务全市中心工作。档案部门提前介入全市重大活动、重点工作，做到档案工作与整体工作同步推进，有序做好“五水共治”、“三改一拆”、客运南站迁建以及部分镇、机构合并等重点工作的档案服务，实现相关档案的连续性、完整性和规范性。二是有效满足群众档案利用需求。“十二五”期间，市档案馆共接待53211人次，利用112336卷（件）次，复制（摘录）103679页，在全省率先启用推广“异地查档、跨馆出证”服务工作。三是积极开展档案文化建设。成立档案文化研究会，充分利用馆藏档案，深入开展慈溪地域文化研究，形成了《上海滩视野下的慈溪商人》、《胶片乡愁（1975—2000）》等一系列研究成果，成功创建成为全国中小学档案教育社会实践基地，扩大了档案辐射力和社会影响力。
二、存在的主要问题和困难
从调研情况来看，我市的档案工作在经济和社会发展中的作用越来越明显，地位也越来越重要，但还存在着一些困难和问题。主要有以下四个方面：
（一）依法治档意识有待进一步提高。一是对档案工作重要性认识还不平衡。部分单位领导档案意识不强，对档案工作重视不够，组织网络不够健全，软硬件建设还达不到档案管理要求。如部分市级以上重点工程项目没有按法规要求进行档案专项验收，一些临时性机构及新建单位没有及时建立档案工作领导机构、配备专兼职档案人员，档案管理处于无序状态。二是档案执法力度还不够大。档案行政管理部门查处档案违法行为还不够主动有力，行政执法案件相对较少。一些企业、社会中介组织、行业协会、社会团体未依法建档，游离于档案行政管理之外，依法建档的社会覆盖面还不够广。三是档案法制宣传载体不够丰富。档案法制宣传缺乏足够的吸引力，社会群众档案观念普遍欠缺，自觉管理、依法收集整理档案资料的意识淡薄，全员参与和支持档案管理的浓厚氛围尚未形成。
（二）档案工作基础有待进一步夯实。一是部分档案室业务建设不规范。档案各项管理制度和分类方案欠缺，实际管理中离“应归尽归、应收尽收”的要求还有不小差距。档案在借阅过程中丢失的现象在个别村也有发生。基层档案员反映，档案的电子化与原始性矛盾突出，目前在一系列创建过程中形成的部分台账资料档案，其真实性和保存价值需要推敲。二是档案保管条件尚需改善。随着档案藏量成倍增长，库房紧张成为一个普遍的问题，市法院、住建局等单位“涨库”现象较为突出。部分单位由于合并、搬迁等原因造成档案保温、隔热、防潮等保管条件不符合要求。由于机构改革在镇（街道）设立的基层站所，档案保管条件极其简陋，缺少基本防护设施，有的甚至存在安全隐患。三是信息化程度不一。由于投入不足或重视程度不够等原因，档案信息化建设步伐不快。市档案馆22万余卷档案中，完成数字化的约为7万余卷，占整体馆藏的32%，占比相对较低。一些部门的档案数字化率更低，有的还未开展数字加工。部分单位以服务外包形式对存量档案数字化加工过程中安全保密问题尚需引起足够的重视。
（三）档案队伍素质有待进一步提升。一是力量配备尚有不足。根据档案法规定和地方各级档案人员编制标准，各级综合档案馆馆藏档案超过20000卷，每增加档案5000卷须增加1名档案工作人员。市档案馆现有馆藏档案22万卷，图书资料万余册，同时加上民生需求及档案查阅服务量的增加，目前的人员配备已不能满足档案事业发展的需要。二是专职档案员占比较小。全市档案员队伍中，80%以上的档案员属兼职，部分甚至兼职2-3个岗位，管理档案的精力不能集中。还有一些单位的档案员是临时聘任人员，缺乏系统的档案业务知识，工作责任心和业务能力不强。三是人员调动频繁。由于档案工作岗位的特殊性，部分年轻的档案员不安心长期从事档案工作，流动性大。有的单位甚至把档案工作作为照顾安置岗位，档案员缺少应有的基本技能，影响档案管理工作的正常开展。
（四）档案文化价值有待进一步挖掘。一是对档案的文化属性认识不足。《档案法》明确规定“档案馆是集中管理档案的文化事业单位”，从而以法律的形式肯定了档案机构的工作性质和文化属性，而以往多数档案机构在宣传教育等方面只是被动地发挥作用。二是对档案文化的编研尚需深化。除市档案馆外，绝大多数档案馆（室）仅起到保管、查阅作用，由于条件装备及人员素养的约束，对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发及历史文化资源挖掘还不够主动。三是档案文化建设氛围不浓。目前，档案文化更多的是由档案部门在极力倡导，没有形成全社会共同关注、关心和参与的良好氛围，社会影响面还不够广。
三、意见和建议
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。为进一步推动档案事业发展，针对当前我市档案工作中存在的困难和问题，调查组提出以下意见和建议：
（一）加强统筹协调，优化档案事业发展环境。一是要加大政府统筹力度。继续把档案工作纳入我市经济社会发展规划，纳入各部门事业发展规划和年度工作计划，完善工作考核体系。针对我市档案工作实际和新形势下档案工作要求，建议市政府研究出台加强和改进新形势下档案工作的实施意见，以指导规范全市档案工作持续健康发展。二是要加大保障力度。完善档案事业投入机制，按照部门预算管理有关规定和实际财力情况，科学合理核定档案工作经费，适时研究建设档案寄存中心，努力保障档案用房及设施配置需要，切实解决档案涨库问题。规范并支持社会力量参与档案事务，探索政府购买服务模式，注重安全保密防范，有效破解档案事业发展的资金瓶颈。三是要加强档案工作队伍建设。逐步改变我市档案工作队伍兼职过多、年轻干部调动频繁、年龄结构老化严重、文化结构参差不齐的现象。注重档案管理人员的任职培训和继续教育培训，切实提高档案队伍的整体素质，增强依法治档能力。继续加强与职业技术院校的合作，培养一批适应新形势的档案管理人才。建议市政府适时开展档案系统评先表彰工作，把广大档案人员的积极性和创造性保护好、引导好、发挥好。四是要营造良好氛围。充分利用各种载体和形式，大力宣传档案法律法规和档案工作情况，让社会各界知晓档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新成绩，增强全社会对档案工作重要性和档案资料宝贵性的认识，不断扩大档案工作社会影响力，为档案事业科学发展提供舆论支持和良好氛围。
（二）夯实工作基础，提高档案综合管理水平。一是要加大档案工作规范化管理力度。强化档案资源建设，依法及时收集整理档案并归档，规范档案集中保管，改变目前各地各部门存在的档案资料分散保管现象。市档案局要加强对各单位建档、归档工作的指导，统一档案材料的内容、格式和标准，提高各单位的实际操作水平。加强档案行政管理执法工作，主动及时查找各单位档案工作中存在的问题和不足，督促有关问题的解决。要重视村、社区档案工作水平的提升。二是要丰富档案资源体系。进一步充实市档案馆馆藏资源，丰富档案门类，优化档案结构，通过开展形式多样的档案征集活动，将散存于民间的一些珍贵历史档案、本地名人和地方特色档案等接收进馆，着力打造我市档案工作的“地方特色”和“馆藏特色”。切实做好对重大活动、重要会议、重点工程等档案资料的收集整理归档工作，加大对国有企业、民营企业档案工作的引导服务力度，提升婚姻、住房、社会保险等民生档案的接收比重。积极为文化建设建立档案，及时用文字、照片、录音、录像等各种形式，记录即将消失的各种文化现象，为诸如老话、老镇、老街、老校等“濒危文化”建立档案。三是加快档案信息化进程。按照“存量数字化、增量电子化”的要求，加快档案信息化建设步伐。通过竞争招标、社会合作等方式，切实降低存量档案数字化的成本，加快档案数字化的推进速度。大力推进新增档案资料电子化，积极进行电子文件的归档接收工作，严格标准规范，保证电子文件收集齐全、整理有序、归档及时。不断完善数字档案馆建设，及早实现市数字档案馆的提质升档，确保实现市级机关和国有企事业单位数字档案室的全覆盖。积极探索档案数字资源的云存储，进一步方便档案的收集、整理和利用。注重档案信息化过程中的安全问题，要采取有效措施防止档案信息丢失、外泄和秘密泄露。
（三）创新服务形式，提升档案利用服务能力。一是要强化档案服务功能。市镇两级政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民。各档案馆（室）要依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求。二是要积极主动开发档案信息资源。努力适应和准确把握人民群众日益增长的档案利用需求，科学整合各种档案资源，特别要及时把涉及民生的各类档案、信息整理鉴定出来，优先提供利用，更好为人民群众合法权益提供支持。三是不断创新档案服务形式。通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。进一步完善档案信息资源共享，在确保不涉及国家秘密和个人隐私的前提下，把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，建立起高效、便捷的档案利用体系，让档案公共服务惠及更多群众。要加快网络查档平台建设，继续深化“异地查档、跨馆出证”服务。
（四)挖掘档案价值，加快推进档案文化建设。一是要丰富档案文化资源。进一步加大档案征集力度，形成社会征集网络，建立著名人物、重大活动、发展成就档案等专题收集、定向报送机制，逐步建立起涵盖名人档案、名企名品档案、老字号档案、老照片档案、口述档案、名居（建筑）档案等系列化、多层次的档案文化资源库。二是要编研开发档案文化作品。进一步发挥档案馆、档案学会、档案文化研究团体在档案文化研究和成果开发中的重要作用，广泛开展各类档案文化理论研究和学术交流活动。加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，不断挖掘档案的文化价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”。注重寻找档案背后的文化内涵，结合慈溪乡贤研究，加大对虞洽卿等本地名人的档案收集、整理和利用，形成富有慈溪本地特色的档案文化成果。三是要提供档案文化公益服务。坚持档案文化建设公益性方向，积极利用档案文化资源的独特优势，开展各种形式的档案文化社会公益活动，把档案文化展示、体验、引导、交流等富有档案特色的文化活动项目送到基层，让档案文化贴近群众特别是广大青少年。
以上报告，供常委会会议审议时参考。
